Работа с госзаказчиками предполагает большое количество согласований, документации и подписей. При этом даже при электронном документообороте у компаний возникают сложности с подписанием документов. Эксперты ПИК рассказали СтроимПросто о том, как команда девелопера упростила и оптимизировала процесс подписания рабочей документации с государственными заказчиками.
ПИК участвует в строительстве объектов по Программе реновации жилищного фонда Москвы в качестве генерального подрядчика. В начале работы было необходимо обеспечить электронный обмен рабочей документацией (РД) между командой ПИК и госзаказчиками. Партнёры выдвинули застройщику ключевое требование — наличие электронной подписи (ЭП) и размещение штампов в РД.
На начальном этапе проекта выпуск РД осуществлялся во внутреннем архиве системы Vitro-CAD, после чего документация передавалась госзаказчику. Проблема состояла в том, что этот процесс был длительным, так как заказчик готовил и подписывал документы на рабочих столах пользователей, используя собственное программное обеспечение (ПО).
Таким образом, у команды ПИК появилось несколько задач. Нужно было ускорить и оптимизировать процесс подготовки и передачи документации от проектировщиков к заказчику. Улучшенный процесс обмена должен был сократить время на подготовку PDF-файлов и их подписание, а также в целом ускорить передачу документации. В этом команде ПИК помогли специалисты из «Витро Софт», российского разработчика системы Vitro-CAD.
1-й этап. Оценка и изучение работы стороннего ПО
Подписание и сертификация (защита) PDF-файлов работали нестандартным способом — с помощью встроенного механизма Adobe Acrobat. Для упрощения работы программы команда ПИК совместно с «Витро Софт» детально изучили процесс форматирования исходного PDF-файла в формат PDF/A (PDF/A-2b).
Программа должна была работать так, чтобы встраивание подписей в PDF-файл происходило без потери валидности документа. Для этого перед началом работы специалисты разобрались с внутренними механизмами Adobe Acrobat, а именно: с работой различных типов полей Acrofield (текстовое поле, изображение) и прочими атрибутами, необходимыми для правильной работы программы.
2-й этап. Поиск альтернативного решения для оптимизации PDF
Важное уточнение: ПО государственного заказчика не позволяет загружать документацию размером более 200 Мб. При этом обработка на стороне пользователя занимала много времени. Требовалось найти решение для оптимизации на серверном уровне. Это позволило бы избежать дополнительного ожидания со стороны пользователя.
3-й этап. Разработка сервиса
Итак, чтобы повысить эффективность процесса, был разработан сервис, выполняющий подготовку PDF на серверном уровне. Это избавило пользователей от необходимости самостоятельно готовить документы и сэкономило их время.
4-й этап. Тестирование
Поскольку подписание PDF происходит и со стороны государственного заказчика, требовалось обеспечить совместимость плагинов фонда с разработанным сервисом. Это позволило бы второй стороне беспрепятственно подписывать полученные PDF-файлы своим плагином.
На этом этапе команда ПИК вместе с «Витро Софт» провели ряд тестирований действующего функционала нового сервиса с получением обратной связи для устранения ошибок от Московского фонда реновации жилой застройки.
5-й этап. Интеграция работы сервиса в систему Vitro-CAD
Для обеспечения автоматического процесса подготовки и подписания документации требовалось интегрировать сервис в существующий процесс согласования в Vitro-CAD. Поэтому при реализации проекта особое внимание уделялось анализу стороннего программного обеспечения. Это было необходимо для полного удовлетворения требований заказчика и предотвращения влияния нашей разработки на работу их плагинов.
Чтобы ускорить процесс подготовки документов по стандартам госзаказчика, ПИК и «Витро Софт» разработали сервис, встроенный в Vitro-CAD. Сервис позволял преобразовывать PDF-файлы в формат PDF/A (PDF/A-2b) и подписывать документацию ЭП (электронной подписью).
Уникальная особенность сервиса — размещение нескольких оттисков печати ЭП внутри одного файла без изменения его основного содержимого. Можно сказать, что это PDF-файл со специальным набором атрибутов для добавления электронных подписей.
Внедрённый сервис обладал несколькими важными особенностями:
- преобразовывал PDF-файлы в формат PDF/A (PDF/A-2b);
- наносил оттиски печати ЭП с информацией о сроке действия и подписывающем лице;
- размещал штампы на всех страницах PDF-файла;
- производил сертификацию документа (защиту от внесения изменений в подписанный PDF-файл).
Для обеспечения юридической силы документов каждая подпись содержала метку доверенного времени. При подписании документа ЭП обращалась к службе штампов времени, работающей по протоколу TSP (Time Stamp Protocol). Наличие штампа времени позволяло подтвердить достоверность подписи и сравнить дату и время её создания со сроком действия сертификата ключа ЭП.
Внедрение технологии серверной обработки РД, интегрированной в архив Vitro-CAD, дало впечатляющие результаты: скорость подготовки и передачи документов от проектировщиков заказчику выросла на 50%.
Раньше подписание одного раздела занимало от 5 до 20 минут. При выпуске 20 комплектов РД заказчику требовалось не менее 2-х часов в день на обработку. Учитывая, что в среднем ежемесячно выпускается около 400 комплектов, это занимало до 2 тысяч рабочих часов. Новый подход позволил вдвое сократить затраты на подписание документации, высвободив более тысячи рабочих часов ежемесячно. В результате удалось полностью отказаться от ручного подписания через стороннее ПО госзаказчика, что существенно упростило и ускорило весь процесс.
