Как сэкономить в кризис на закупке товаров и услуг строительным компаниям

ПРОЧЕЕ

Комплексная автоматизация как инструмент контроля закупок и сокращения рисков перерасхода

Куда я опять потратил свою прибыль?

MACRO – команда, занимающаяся разработкой цифровых систем для застройщиков, состоящая из специалистов с многолетним опытом работы в строительном бизнесе.

На протяжении нескольких лет мы решали проблемы потери плановой прибыли в строительстве с помощью автоматизации и сегодня мы разберем один из операционных процессов, на котором большинство застройщиков теряет деньги – тендеры/закупка материалов и услуг.

Застройщик часто находится в статусе “Мы знаем всех игроков на рынке” – это  изначально ошибочное убеждение, т.к. рынок постоянно развивается и на нем всегда есть конкуренция.

Безусловно, есть ниши с узкой специализацией, и найти даже одного подрядчика бывает непросто, но, в большинстве случаев, мы пользуемся услугами высоко конкурентных сфер, например, таких как:

  • Благоустройство
  • Внутренние и наружные отделочные работы
  • Услуги охраны
  • Монтаж систем отопления, вентиляции
  • Электрика и т.д.

Поставка строительных материалов и т.д.

Как в вашей компании устроен поиск и отбор подрядчиков? – скорее всего этот процесс замыкается на конкретном специалисте. Здесь к нему возникает ряд вопросов:

Вопрос 1: Есть ли у него мотивация “перелопачивать” весь рынок и искать самое лучшее предложение?

Вопрос 2: Есть ли у него личная мотивация предоставлять неполную и/или некорректную информацию и предлагать конкретного подрядчика в своих интересах?

Вопрос 3: Насколько сильная зависимость моего бизнеса от этого специалиста, как от “агрегатора” информации по контрагентам?

Вопрос 4: Как часто ситуация аврала на строительной площадке приводит к перерасходу и переплатам за “накрученные объемы” по материалам и услугам.

Это неприятные вопросы, но они имеют место быть. Отвечая на них, мы поняли, с чего нужно начать и какие задачи решить, чтобы сделать этот процесс в первую очередь контролируемым без погружения руководителя в операционную деятельность отдела снабжения и закупок.

Что и где нужно починить?

Задача №1: Систематизировать и централизовать базу контрагентов

Чем больше аккредитованных контрагентов будет в нашей базе – тем больше шансов получить живую конкуренцию и выгодное предложение от рынка, а не от 1-2х подрядчиков, которые уже давно “сидят на шее”.

Нам нужно перестать зависеть от конкретных специалистов и начать создавать собственный актив в виде базы данных по контрагентам, с которым может начать работу любой новый сотрудник компании уже в первый день работы.

База контрагентов накопительно формируется в одном месте по единому регламенту. История взаимодействия, запроса цен также должна храниться централизовано и быть доступной.

Задача №2: Соблюдать объемы и сроки закупок

Нам понадобится увязка с планом снабжения и графиком производства работ.

Мы расширим круг ответственных лиц (Прорабы, Начальники ПТО), и создадим цепочки согласований.

Исходными данными будут служить локальные сметы рабочей документации и первичная корректировка объемов ответственными лицами и подразделениями.

Таким образом, имея согласованную всеми отправную точку или план снабжения, мы снизим до минимума риски срыва сроков и закупки ненужных “выдуманных” объемов, т.к. каждое отклонение от плана теперь имеет идентификацию, причину и ответственного.

Задача №3: Следить за надлежащим исполнением задач

Реализовав первые 2 задачи, нам понадобится функционал для контроля всей цепочки закупки. В любое время и в любом месте мы должны понимать, что мы покупаем, в какой объеме и у кого.

Следует определить критические триггеры, например такие как “объем превышает плановый” или “выбран победитель с большей ценой” и реализовать механизмы уведомлений для руководителей.

Долой потери! Приступаем к реализации!

Сейчас уже очень трудно посчитать, сколько человеко-часов и средств было вложено в реализацию цифровой экосистемы MACRO.

Однако мы заявляем со всей ответственностью – игра стоила свеч.

Мы создали, по сути, полную оцифровку бизнес-процессов для застройщика, и теперь нашими решениями пользуются уже более 70 строительных компаний по России и за ее пределами.

  • Глобально, в вопросе закупок, мы добились следующего:
  • Перестали зависеть от порядочности отдела снабжения и человеческого фактора в принципе
  • Систематизировали работу смежных структур компании и добились соблюдения плана снабжения по объему и срокам
  • Ввели управленческий учет, позволяющий контролировать затраты на закупку материалов и услуг по выгодной цене

Важно, что теперь мы можем спокойно делегировать задачи по снабжению и не думать о неприятных вопросах, о которых мы говорили вначале.

Подробнее о том, как это работает, мы расскажем в кратком обзорном видео в конце статьи. Отразим цепочку закупки и вы поймете, как попасть из точки А в точку Б с минимальными рисками для плановой прибыли.

Тем не менее, для застройщиков и девелоперов, которые уже готовы рассматривать цифровые системы для своего бизнеса, мы предлагаем оценить плюсы и минусы вариантов автоматизации, которые предлагает нам рынок сегодня.

“Огласите весь список, пожалуйста!”

Готовые коробочные решения

Плюсы:

  • Большая часть уже реализованных модулей и сценариев работы
  • Относительно быстрое внедрение

Минусы:

  • Большие капитальные вложения на покупку рабочих мест и доработку “коробки” под свои нужды
  • Дорогие доработки, расширения и интеграции в процессе использования
  • Неликвидный продукт – если вы перестали пользоваться системой или приостановили деятельность бизнеса

Собственная IT-разработка

Плюсы:

  • Относительная независимость в создании и последующих доработках системы

Минусы:

  • Огромные капитальные вложения на разработку
  • Дополнительные операционные расходы на расширение штата программистов, администраторов
  • Большой срок реализации (не менее 2 лет)

Облачный сервис

Плюсы:

  • Готовые решения и сценарии использования
  • Относительно быстрая настройка под регламент работы клиента
  • Централизованные универсальные доработки сервиса за счет разработчика
  • Недорогая абонентская плата и отсутствие дополнительных операционных затрат на содержание сервиса
  • Нет привязки к количеству рабочих мест
  • Система, готовая к использованию здесь и сейчас (без ожидания)
  • Платите только если пользуетесь
  • Работа в облаке – доступ из любой точки мира

Минусы:

  • Не выявлены

Мы оставили за собой право заявить, что минусы использования облачных сервисов с готовыми решениями – не выявлены.

Продукты экосистемы MACRO решают абсолютно все задачи строительных компаний, потому что это многолетний труд и лучшие практики реального строительного бизнеса, которыми мы готовы делиться с Вами.

Предлагаем посмотреть короткое видео и оценить возможности облачного сервиса для организации закупочной деятельности на примере системы MacroTender.

Источник: MacroTender