Адепт:СЭД

Основные возможности решения

• Структурированное хранение всей проектно-сметной документации компании с разделением доступа и историей работы
• Контроль за загрузкой сметчиков
• Прозрачная система проверки проектно-сметной документации
• Отчеты для руководства об эффективности работы

Функционал программы

Общее хранилище смет и любых других документов
Иерархическая структура хранения документов разрабатывается индивидуально каждым Заказчиком.

Разграничение прав доступа
Пользователи имеют разные права доступа к хранящейся документации и роли.

Пользователь «создается» в определенном месте структуры предприятия, например, в филиале или отделе с определенной ролью

Роли могут быть любыми в зависимости от бизнес-процессов предприятия, например:

Инициатор проверки - сметчик в филиале, задача которого составить смету и отправить ее на проверку. Ответственный за проверку - руководитель отдела, который видит все сметы отправленные на проверку филиалами и распределяет их по сотрудникам своего отдела, которые будут осуществлять проверку. Выполняющий проверку - специалист отдела, который получает задачу о проверке сметы от своего руководителя и выполняет проверку. Специалист отдела внутреннего контроля, в задачи которого входит управление и анализ бизнес процессов, которые выполняются в предприятии.

Версионность смет
Для каждой сметы можно хранить все ее версии, имеющие значение. Это дает возможность руководителю или проверяющему отслеживать кто, когда и какие изменения вносил на разных этапах создания сметы, отслеживать всю хронологию изменений, происходивших с документом. В любой момент можно проанализировать предыдущие версии сметы, сравнить версии друг с другом.

История работы
Вся история работы со сметами и документами протоколируется Программой. Видно когда и кем была добавлена смета, кем отредактирована и т.д.

Мониторинг доступа сотрудников
Существует возможность отслеживать время захода и выхода сотрудников в Программу. Некоторые организации используют это для контроля времени работы сотрудников.

Хранение любых вложений в системе

К смете можно подкалывать любые обосновывающие документы. Например: накладные, прайсы, калькуляции, дополнительные расчеты, чертежи и т.д.

При отправке сметы на проверку, проверяющий получит дополнительно все сопутствующие документы, необходимые для осуществления проверки.

Возможность подписки по e-mail
Пользователи системы могут подписываться на изменения по интересующим их сметам или документам. При любом изменении документа или его статуса на почту будет приходить письмо.

Организация проверки смет

Можно организовать любую схему взаимодействия отделов и сотрудников по проверке смет. Смета на проверку отправляется путем изменения ее статуса на "необходима проверка".

Генератор отчетов
Генератор отчетов позволяет проанализировать и распечатать различные отчеты, например, какое количество смет составил, проверил за определенный период конкретный специалист или весь отдел и т.д. В отчете можно настроить, какие столбцы выводить в экранную форму и на печать.