Хранение проектной документации: что нужно знать

07.12.2016

Хранение проектной документации — вопрос, который только на первый взгляд является простым и незамысловатым. На самом деле все процедуры четко прописаны в ФЗ РФ. При этом предприниматели или физлица (граждане РФ) имеют право на надежное хранение бумаг с возможностью последующего применения. В чем особенности организации процесса? Каков срок хранения документов? Какими законодательными актами регулируется этот процесс? Рассмотрим главные вопросы более подробно.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

  • Оригиналы (подлинники).
  • Копии.

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом — соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.
Смотрите также:  Как поставить объект на кадастровый учет — инструкция к действию

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации — приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Как регистрируются и учитываются подлинные документы?

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные — обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Если регистрация проходит в неавтоматическом режиме, то упомянутые выше реквизиты должны быть упомянуты в инвентарной книге. Когда речь идет об автоматизированной регистрации, то данные инвентарная книга имеет электронный вид. Для организации процесса регистрации техдокументации заводятся индивидуальные инвентарные книги. При этом важно, чтобы номера не дублировались. В ряде случаев разрешено создание одной инвентарной книги для рабочей и проектной документации.

Смотрите также:  Москва ставит рекорды по темпам жилищного строительства: станем ли мы свидетелями спада?

При хранении подлинник получает свой номер, который учитывается в документации, вне зависимости от числа листов в документах, а также объема файлов в его составе. Что касается единицы учета, то здесь возможно несколько вариантов. К примеру, для проекта это могут быть бумаги, имеющие  графическую или текстовую форму, а для других бумаг — тома соответствующих материалов (имеющих графический или текстовый вид).

Если бумаги передаются в электронном виде, отдельное внимание должно уделяться графе «Примечания». В ней должна быть упомянута информация о восстановлении, аннулировании или внесении корректировок в документ-оригинал.

После приемки документов, имеющих текстовую форму, должна ставиться подпись уполномоченного лица. Она ставится на странице сразу после титульной, а также в соответствующих графах (к примеру, на поле для подшивки или же в ином месте).

В ситуации, когда подлинный документ состоит из группы листов, каждый из них получает индивидуальный номерной знак. При этом номер подлинника прописывается в реквизитах. Корректировки, которые вносятся в документ, предоставленный в цифровом виде, неизбежно приводят к корректировке реквизитов бумаги и атрибутов документа.

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Бывают ситуации, когда меняется только 1-2 листа подлинного документа. В этом случае инвентарный номерной знак должен быть сохранен. Если же меняются все листы, то система подразумевает обязательную корректировку номера.

После присваивания номера подлинному документу каждый ИН контролируется, то есть фиксируются все его перемещения. Учет последних производится в ручном режиме или автоматически на основании соответствующих карточек. Последние выполнены в двухстороннем исполнении с обязательным соблюдением правил заполнения документов. Перед заполнением документа можно изучить примеры выполнения подобного рода работ.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах — цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Смотрите также:  Организация экспертизы проектной документации в деталях

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

Источник: СТРОИМ ПРОСТО

0 оценок, среднее: 0,00 из 50 оценок, среднее: 0,00 из 50 оценок, среднее: 0,00 из 50 оценок, среднее: 0,00 из 50 оценок, среднее: 0,00 из 5 (0 оценок, среднее: 0,00 из 5)
Для того чтобы оценить запись, вы должны быть зарегистрированным пользователем сайта.
Загрузка...